למה בכלל צריך למדוד את תהליך הגיוס?
הסיבה הראשונה היא סיבה שנכונה כמעט לכל דבר: בלי למדוד אי אפשר לשפר ולנהל ברמה גבוהה יותר.
זה נכון ליעדי מכירות, שימור לקוחות, הוצאות שכר וזה נכון גם לתהליך הגיוס, שמייצר מידע רב שחשוב לנתח כדי להשתפר.
סיבה נוספת, אולי העיקרית, היא שמדידה נכונה של תהליך הגיוס יכולה לחסוך לארגון לא מעט כסף.
זה יכול לבוא לידי ביטוי בקיצור התהליך (ויתור על שלבים שלא מוכיחים את עצמם), בניצול זמן נכון יותר של מנהלים בארגון שמעורבים בתהליך, ובעיקר – גיוס מדויק יותר צפוי להקטין את הסיכוי לטעויות גיוס, שעל המחיר שלהן לא צריך להרחיב.
סיבה נוספת למדוד את תהליך הגיוס היא על מנת לייצר מדדים של "שגרת גיוס", שחריגה מהם מצביעה על צורך להתערבות ניהולית בשלב מוקדם ככל האפשר.
את המדידה אפשר לחלק ל-3 מקטעים עיקריים:
כמובן שאת כל אחד מהמדדים המפורטים בהמשך האלו ניתן למדוד בצורה פשוטה כפי שהם מוצגים, אך ניתן גם להוסיף פרמטרים נוספים בהתאם ליכולת של הארגון לייצר את המידע (סיבות פסילה, חלוקה למשרות ועוד).
מדידת איכות הספקים: איך נגדיר מקור גיוס איכותי? האם המדד הוא מספר קורות החיים שמגיעים? מספר המועמדים שמתקבלים? כדי לקבל את התשובה, נכון להתחיל במדידה של מקור הגיוס בכמה מדדים פשוטים יחסית, שהשילוב ביניהם יכול לספק תשובה טובה לגבי איכות מקור הגיוס:
מקור גיוס שמביא הרבה קורות חיים אבל רק מעט מהם נכנסים לתהליך מייצר בעיקר רעש ועומס על צוות הגיוס. מקור גיוס שמביא מעט מועמדים אבל עם אחוזי גיוס גבוהים הוא מקור טוב שאולי צריך לפתח איתו את הקשר על מנת לקבל יותר קורות חיים.
התוצר המומלץ לשלב אפקטיביות קורות החיים אלו 2 טבלאות השוואה לפי קורות חיים:
לאחר שהטבלה מוכנה, ניתן להציג אותה לכל אחד מהספקים (כמובן תוך השמטת שמות המתחרים ומיקוד במיקומו בטבלה ביחס לשאר ולממוצע).
אפקטיביות תהליך הגיוס עצמו: מטבע הדברים, המדידה של השלב הזה היא קצת יותר מורכבת ממדידת איכות קורות החיים. על מנת להעריך את השלבים השונים, צריך לבדוק עד כמה הם מסננים ביחס לעצמם וביחס לשלבים הבאים בתהליך.
את הבדיקה הזו כדאי לבנות מראש באופן שמאפשר ניתוח דיפרנציאלי לפי תפקידים/עובדים מעורבים בתהליך.
המדידה מתבצעת על-ידי בחינת אחוזי המעבר של כל שלב, ואחוזי המעבר של השלבים הבאים אחריו. כך למשל, אם יש מראיין טלפוני שמעביר אחוזים גבוהים מאוד של המועמדים, אבל כמעט כולם נופלים בשלב הבא של הריאיון המקצועי, אולי כדאי להוסיף לראיון הטלפוני כמה שאלות סינון מקצועיות, על מנת לחסוך זמן של המראיין המקצועי, שברוב המקרים עמוס הרבה יותר וזמין הרבה פחות לתהליך. מהצד השני, אם יש מראיין שמעביר בעצמו מעט מועמדים, אבל כולם מתקדמים גם בשלבים הבאים, יכול להיות שיש כאן סינון יתר וצריך להקל קצת על הקריטריון למעבר שלב.
התוצר המומלץ לשלב המדידה הנוכחי זו טבלה שמציגה את אחוזי המעבר של כל שלב ביחס לעצמו ואת אחוזי המעבר של השלבים הבאים אחריו. אחת לתקופה, מומלץ לחזור ולתקף את הממצאים, תוך חתירה לשיפור הצמתים הרלוונטיים שעלו בניתוח התקופתי הקודם.
מדידת הצלחת הגיוס: תהליך הגיוס הסתיים והמועמד נקלט, אבל את התשובה לשאלה האם הגיוס היה מוצלח או לא ניתן לדעת רק שבועות ולעיתים חודשים לאחר הקליטה. מועמד שהתקבל ועזב לאחר פרק זמן קצר הוא מועמד שדרש מהארגון תשומות גבוהות ולא נתן ערך.
כדי להקטין את המקרים האלו, חייבים לשלב בין מדידת ביצועי העובד לבין תהליך הגיוס. המדדים המומלצים לשלב זה הם:
שיטת העבודה המומלצת לשלב זה היא לבצע בתור התחלה מדידה רחבה ככל הניתן לאחור, על מנת לאסוף כמה שיותר מידע. על בסיס המידע הזה נגדיר את הסטנדרט ונמדוד כל עובד כאשר הוא יגיע לותק הרלוונטי (או חלילה יחליט לעזוב).
למתקדמים, ניתן גם להוסיף מדידה שבוחנת את הקשר בין תהליך הגיוס להערכת הביצועים של העובד במבדקי ההערכה השנתיים, היכן שאלו מתקיימים.
אז אם נסכם. ראינו למה חשוב למדוד בכל אחד מהשלבים ומה הערך שניתן לקבל מכך. לא כל הצעה כאן מתאימה לכל ארגון ולא חייבים להתחיל למדוד את הכל בו-זמנית, אבל ככל שמקדימים להתחיל בתהליך, כך השיפור והחסכון הכלכלי יגיעו מוקדם יותר. ואם הגעתם עד כאן ואמרתם לעצמכם "זה יכול להתאים, אבל אין לי את הנתונים", אז הגיע הזמן להתחיל לאסוף אותם.
מעוניינים לבדוק האם ואיך אפשר למדוד את גיוס המועמדים אליכם לארגון?
צרו קשר.